Privacyverklaring
MediaBrain is een dienst van AIDG (eenmanszaak, KvK 94044627), gevestigd aan Frans van Mierisstraat 7, 8932 KR Leeuwarden. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, waar en hoe lang, en welke rechten je hebt.
Vragen of verzoeken over privacy: privacy@mediabrain.nl.
MediaBrain bevindt zich in de pilotfase. Deze verklaring beschrijft hoe de dienst werkt zoals die nu is ingericht. Verandert er iets wezenlijks — bijvoorbeeld een nieuwe categorie gegevens of een nieuwe verwerker — dan passen we deze verklaring aan vóórdat die wijziging ingaat.
1. Onze rollen
- Voor organisaties die MediaBrain gebruiken (ondernemers, bureaus en hun gebruikers) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor accountgegevens: wie er inlogt, bij welke organisatie iemand hoort, facturatie en communicatie met ons.
- Voor de inhoud die een organisatie via MediaBrain verwerkt — merkinformatie, gebeurtenissen uit hun eigen software, concepten, afbeeldingen, gekoppelde social-accounts en de resultaten van posts — zijn wij verwerker. De organisatie bepaalt wat er met die gegevens gebeurt; wij voeren uit wat zij opdraagt. Daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst.
- Voor bezoekers van mediabrain.nl zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor de technische gegevens die bij een bezoek ontstaan.
2. Welke gegevens verwerken we?
| Categorie | Voorbeelden |
|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen als onomkeerbare hash), rol binnen de organisatie, organisatienaam, factuurgegevens |
| Merkgegevens | Merknaam, beschrijving, tone of voice, doelgroepen, kleuren, logo, voorbeeldteksten, informatie van de website die je zelf opgeeft |
| Gekoppelde social-accounts | Account- of pagina-ID, weergavenaam, profielfoto, de rechten die je hebt gegeven, en de toegangssleutels (tokens) die het platform ons geeft |
| Gebeurtenissen (events) | Gegevens die jouw eigen software of een gekoppelde dienst naar MediaBrain stuurt, zoals beschikbare tijdstippen, een nieuwe dienst of de tekst en voornaam bij een review |
| Content | Concepten, goedgekeurde en geplaatste posts, afbeeldingen, planning, wie wat heeft goedgekeurd |
| Resultaten van posts | Cijfers die het platform over jouw posts teruggeeft, zoals bereik, likes en reacties (aantallen) |
| AI-gebruik | De opdracht aan de AI, het antwoord, welk model het maakte en het verbruikte tegoed |
| Technische gegevens | IP-adres, tijdstip, browser, foutmeldingen en beveiligingslogs |
| Contact met ons | E-mails en supportverzoeken |
Wij vragen organisaties om in gebeurtenissen alleen gegevens mee te sturen die nodig zijn voor de post (bijvoorbeeld een voornaam en de reviewtekst, geen e-mailadres of telefoonnummer).
3. Waarvoor en op welke grondslag?
- Uitvoering van de overeenkomst — je account beheren, merkgegevens opslaan, concepten maken, posts plannen en publiceren, resultaten tonen, support.
- Wettelijke verplichting — administratie en facturen bewaren.
- Gerechtvaardigd belang — beveiliging, misbruik voorkomen, storingen oplossen en de dienst verbeteren op basis van geaggregeerde, niet-herleidbare cijfers.
- Toestemming — waar de wet dat vraagt, bijvoorbeeld voor niet-noodzakelijke cookies (die gebruiken we nu niet, zie §10).
We gebruiken gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet en maken er geen profielen van voor andere doeleinden dan de dienst zelf.
4. Waar staan de gegevens?
MediaBrain draait op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland (EU). Daar staan de database en de opgeslagen afbeeldingen.
5. Koppeling met social-platforms
- MediaBrain verbindt rechtstreeks met de officiële koppelingen (API's) van de social-platforms, zoals Facebook en Instagram van Meta. Er zit geen tussenpartij of publicatiedienst tussen die jouw toegang beheert.
- Bij het koppelen vragen we alleen de rechten die nodig zijn om voor jou te publiceren en de resultaten van jouw posts op te halen.
- De toegangssleutels die we van het platform krijgen, slaan we versleuteld op. Ze worden alleen gebruikt om uit te voeren wat jij of je organisatie opdraagt, en worden nooit aan anderen gegeven.
- Gegevens die we via een platform ontvangen, gebruiken we uitsluitend om de dienst aan jou te leveren. We houden ons aan de regels van het platform, inclusief hun bewaartermijnen.
- Je kunt een account altijd ontkoppelen in MediaBrain. We verwijderen dan de toegangssleutels en trekken, waar het platform dat ondersteunt, de toegang ook bij het platform in. Je kunt de toegang daarnaast zelf intrekken in de instellingen van het platform.
- Wat je publiceert, valt op het platform zelf onder het privacybeleid van dat platform.
6. AI
MediaBrain gebruikt AI-diensten van externe aanbieders om teksten voor te stellen, bijvoorbeeld een post in jouw merkstem. Welke aanbieder voor welke taak wordt gebruikt, kan veranderen; daarom geldt een vaste regel:
- Gegevens die persoonsgegevens kunnen bevatten — zoals reviewteksten of namen — sturen we alleen naar AI-aanbieders die de gegevens binnen de EU/EER verwerken, met wie een verwerkersovereenkomst is gesloten en die de gegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen.
- Voor taken zonder persoonsgegevens kunnen we ook andere aanbieders inzetten. Ook dan geldt: geen training op jouw gegevens, en bij doorgifte buiten de EER alleen met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- AI-voorstellen zijn concepten. Niets wordt gepubliceerd zonder goedkeuring, tenzij jouw organisatie daar zelf een automatische regel voor heeft ingesteld.
De actuele aanbieders staan in de lijst van verwerkers (§7).
7. Verwerkers
We schakelen alleen verwerkers in die nodig zijn om de dienst te leveren, allemaal onder een verwerkersovereenkomst. Deze lijst geeft de werkelijk actieve verwerkers weer en wordt bijgewerkt vóórdat een nieuwe verwerker in gebruik wordt genomen.
| Doel | Verwerker | Locatie |
|---|---|---|
| Hosting, database en opslag van afbeeldingen | Hetzner Online GmbH | Duitsland (EU) |
| E-mail (mailbox en verzending vanaf onze adressen) | TransIP B.V. | Nederland (EU) |
| AI-tekstgeneratie | Nog niet actief. De aanbieder wordt hier vermeld vóórdat AI-functies in gebruik worden genomen, volgens de regel in §6 | — |
| Betalingen | Nog niet actief. Wordt vermeld zodra betaalde abonnementen starten | — |
Social-platforms (zoals Meta) staan niet in deze lijst: dat zijn geen verwerkers van ons, maar de diensten waar jij zelf een account hebt en waarop jij ons opdracht geeft te publiceren.
8. Hoe lang bewaren we gegevens?
| Gegevens | Termijn |
|---|---|
| Account-, merk- en contentgegevens | Zolang je organisatie klant is. Na opzeggen: 30 dagen om te exporteren, daarna verwijderd |
| Toegangssleutels van social-accounts | Tot je het account ontkoppelt, de organisatie verwijdert of het platform de toegang intrekt — dan direct verwijderd |
| Resultaten van posts | Zolang je klant bent, en nooit langer dan het betreffende platform toestaat |
| Gebeurtenissen (events) | 90 dagen na ontvangst |
| Technische logs | 30 dagen |
| Back-ups | Verwijderde gegevens verdwijnen uit back-ups binnen 30 dagen |
| Facturen en administratie | 7 jaar (wettelijke plicht) |
9. Jouw rechten
Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens.
- Exporteren en verwijderen van organisatiegegevens: een beheerder van de organisatie kan een volledige export aanvragen of de organisatie laten verwijderen. Hoe dat werkt, staat op Gegevens verwijderen.
- Andere verzoeken: mail privacy@mediabrain.nl. We reageren binnen 30 dagen.
- Sta je zelf in content van een organisatie die MediaBrain gebruikt (bijvoorbeeld met een review)? Richt je verzoek dan aan die organisatie; wij helpen haar het uit te voeren. Je mag ook ons mailen, dan sturen we het door.
- Je kunt altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Cookies
mediabrain.nl gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. De app gebruikt straks alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen en de dienst te laten werken; daarvoor is geen toestemming nodig. Gaan we ooit andere cookies gebruiken, dan vragen we eerst toestemming.
11. Beveiliging
Onder meer: versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde opslag van toegangssleutels, wachtwoorden alleen als hash, toegang tot de servers alleen met persoonlijke sleutels, firewall, automatische beveiligingsupdates en een auditlog van belangrijke acties zoals koppelen, goedkeuren en publiceren.
12. Wijzigingen
Deze verklaring kan veranderen als de dienst verandert. Belangrijke wijzigingen melden we vooraf per e-mail of in de app. Bovenaan staat de versie en datum.
Versie 1.0 — 26 september 2026